예약정보 보관 체계를 새로 세우거나 바꾸기 전에는 먼저 '이 정보를 왜 모으는지'와 '얼마나 모을지'를 정해야 합니다. 개인정보보호법 제16조는 수집 목적에 필요한 최소한의 개인정보만 수집하도록 정하고, 이에 동의하지 않는다는 이유로 서비스 제공을 거부할 수 없다고 규정합니다. 제24조의2는 주민등록번호를 원칙적으로 처리할 수 없도록 정해, 예약 접수 시 주민번호를 관행적으로 요구하는 것은 특별한 법적 근거 없이는 그 자체로 위반 소지가 있습니다.
두 번째로 확인할 것은 수집한 정보를 예약 목적 외에 쓸 계획이 있는지입니다. 개인정보보호법 제18조는 수집 목적 범위를 넘어 개인정보를 이용하거나 제3자에게 제공하는 것을 원칙적으로 금지합니다. 예약·주문 처리를 위해 받은 전화번호를 별도 동의 없이 마케팅 문자 발송에 쓰는 것은 목적 외 이용에 해당해 원칙적으로 금지됩니다. 나중에 마케팅에도 쓰고 싶다면 처음부터 별도 동의 항목을 마련해야지, 예약 목적으로만 받아놓고 나중에 마케팅에 쓰면 안 됩니다.
세 번째로, 보관 체계를 만들 때 파기 시점까지 함께 설계해야 합니다. 예약이 끝나 목적을 달성한 전화번호·예약정보는 개인정보보호법 제21조에 따라 지체 없이 복원 불가능한 방법으로 파기해야 하며, 다른 법령상 보존 의무가 있는 경우에만 예외적으로 분리 보관할 수 있습니다. 위반 시 3천만 원 이하의 과태료 대상입니다. '언제까지 보관하고 언제 지울지'를 처음부터 정해두지 않으면, 나중에 쌓인 데이터를 어떻게 처리해야 할지 몰라 방치하게 되는 경우가 흔합니다.
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